REUNIÃO: UTILIDADE OU MORTE!!!

1. segunda-feira, 7 de dezembro de 2009

Há poucos dias, dois executivos da France Telecom se suicidaram durante uma reunião da empresa. Um se atirou do alto do edifício. O outro se envenenou no banheiro. Foi notícia mundial e mereceu a intervenção do governo francês. Eu só havia visto coisa parecida em charges humorísticas. Uma secretária, certa vez, confidenciou-me que a grande maioria das reuniões de sua companhia não produz nos participantes intenção diferente por sua inutilidade e estupidez. Os sentimentos variam do desejo de suicídio ao assassinato do chefe. Hoje estou certo de que muitas daquelas chacinas que se veem nos noticiários norteamericanos e que ficam sem explicação têm a ver com reuniões empresariais.

Uma reunião deve ser um plenário inteligente de discussão e solução aos vários problemas das equipes. Mas em sua maioria não são nada disso, e nem chegam perto.

Muitos chefes transformam reuniões em manias ou loucuras inexplicáveis e initeligíveis. Quanto mais desconhecem métodos lúcidos de como fazer a equipe ?funcionar?, mais as utilizam como vitrine de poder. Usam as reuniões que presidem como cenário onde atuam canalizando inseguranças, baixa autoconfiança e até os desequilíbrios emocionais, sexuais e familiares em que vivem. Não conseguindo agir efetivamente em seus meios pessoais de conflito, transferem seus estigmas para o local de trabalho e usam os subordinados como sacos de pancada para alívio de seus achaques. Agem ?cá? como não conseguem agir ?lá?.

Livros básicos da gestão de pessoas aconselham que Uma equipe se reúna com o seu líder periodicamente. Deve ser semanal. Qual a finalidade? Estabelecer objetivos, comunicar tarefas, resolver pendências, reforçar atitudes positivas, advertir e motivar a criatividade. Há também razões circunstanciais, como acertos, superação de diferenças pessoais, anúncios de acontecimentos oficiais ? especialmente quando há chances de boatos falsos ? etc. Em suma, uma reunião nasce da carência de alinhamento de pontos de vista divergentes entre pessoas que precisam se entender em torno de objetivos comuns.

Uma reunião desnecessária significa, no mínimo, perda de tempo. Mas há efeitos colaterais mais graves. O colaborador de uma indústria me disse: ?Aqui é assim. Todos se reúnem para nada! Até de futebol se fala, menos do que seria preciso?. As pessoas aprendem uma péssima lição sobre a empresa quando se reunem em vão. De sobra, enfraquece o respeito e a autoridade do líder.

Cinco minutos de uma reunião desgovernada, sem critério e objetivos, regada à prolixidade, é tempo demais. Qualquer ser humano normal se sentirá abusado. O tempo máximo de duração de uma reunião é o momento em que as pessoas param de assimilar as informações por cansaço ou outra causa. Daí para diante, tudo é inútil.

A meta de uma reunião é ser produtiva. Portanto, o primeiro passo é estabelecer a pauta a ser discutida. O conceito de produtividade é ?o quanto se produz de qualquer coisa por unidade de tempo? ? hora, minuto, dia. Em se tratando de pessoas, produtividade deixou de ser apenas quantidade. Inclui também qualidade. Este princípio se aplica a quaisquer reuniões quanto à condução, critérios claros de organização, participação dos envolvidos, respeito humano de todos para todos e até ao estabelecimento de um horário para início e finalização. Se houver necessidade de discutir um assunto sem previsão de término, devem-se avisar os participantes de que a discussão só finalizará quando o consenso ocorrer. Assim, todos poderão rearranjar agendas e preparaem-se psicologicamente para maior resistência física e mental. Outra providência importante para casos de reuniões longas é um coffee break. Com fome, todo mundo rende menos.

Como se preparar para uma reunião? Provendo-se de todas as informações objetivas e mensuráveis a respeito das pautas e seus possíveis desdobramentos. Isto minimiza as subjetividades e consequentemente as fontes de dissensões e intrigas.

Uma reunião é uma ótima oportunidade de fortalecer o relacionamento com as pessoas e entre elas. Encarar uma reunião como meio de controle ou de se prevalecer sobre os demais é jogar fora a maravilhosa chance de concretizar o que está contido no próprio significado e origem da palavra reunir, que é: fazer ou promover a união.